Hotelsicherheit auf Geschäftsreisen im Unternehmenskontext

Hotelsicherheit: Reporting als Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung

Es war mitten in der Nacht, als die Hotelgäste von den Flammen überrascht wurden. Gegen drei Uhr brach im Mai 2015 in einem Gasthaus im Berchtesgadener Land ein Feuer aus – die Ursache war ein technischer Defekt. Sechs Menschen kamen dabei ums Leben – alle Mitarbeiter einer deutschen Firma. Acht weitere Gäste wurden teils schwer verletzt.

Zwar hatte die Brandkatastrophe ein juristisches Nachspiel, doch konnte auch das den Opfern nicht mehr helfen. So deckten die Ermittlungen der Staatsanwaltschaft auf, dass dem Betreiber des Event-Hotels eine Betriebsgenehmigung fehlte, weil das alte Bauernhaus nicht den gültigen Brandschutzbestimmungen entsprach. Fälle wie diese zeigen, wie schnell der Aufenthalt in einem Hotel zur tödlichen Falle werden kann. Denn das Problem: Für Hotels existieren keine einheitlichen Sicherheitsstandards. Das macht es für Sicherheitsverantwortliche von Unternehmen besonders schwer, geeignete Unterkünfte für Geschäftsreisende zu finden.

Eigentlich sollte ein jedes Hotel ein ernsthaftes Interesse an der Sicherheit seiner Gäste haben. Jedoch sieht die Realität häufig anders aus. Dabei stellen nicht nur Feuer und Flammen gravierende Risikofaktoren dar. Ob die gestohlene Laptop-Tasche im Hotelzimmer, der Sturz im Poolbereich oder verschlossene Fluchttüren – immer wieder geraten Reisende in unliebsame Situationen. Doch was können Unternehmen und Reisende tun, um sich vor den bestehenden Risiken im Hotelbereich wirksam zu schützen? – Einige administrativen Maßnahmen und persönlichen Verhaltensgrundsätze können helfen, Gefahren frühzeitig zu erkennen und diese gezielt zu umgehen.

Bei der Wahl des Hotels fangen die Probleme an

Man muss nicht auf Geschäftsreise im Jemen oder in Mali sein, um sich gravierenden Reiserisiken ausgesetzt zu sehen. Natürlich unterscheidet sich das Risikoportfolio von Destination zu Destination – wie das obige Beispiel zeigt, sollten Unternehmen jedoch überall Vorsicht walten lassen, selbst wenn die Unterkunft in Deutschland liegt. Im Ausland ist vor allem die Angst vor Terroranschlägen auf Hotelanlagen im Allgemeinen groß. Ob die Anschläge in Jakarta, Indonesien im Jahr 2003, in Mumbai, Indien im Jahr 2008 oder jene in Port El-Kantaoui, Tunesien im Jahr 2015: Die Liste derartiger terroristischer Übergriffe ist zwar lang, jedoch sind andere Gefahren weitaus gravierender. Denn tatsächlich sind weniger als zwei Prozent aller Reisenden von einem solchen Anschlag betroffen.

Schon bei der Wahl des Hotels stehen Sicherheitsverantwortliche vor den ersten Problemen. Um ein unternehmensweit einheitliches Sicherheitsniveau zu gewährleisten, sind administrative Maßnahmen wie die Etablierung einer Reiserichtlinie für Unternehmen von zentraler Bedeutung. Diese sollte für alle Geschäftsreisenden eines Unternehmens verbindlich sein und alle relevanten Sicherheitsaspekte berücksichtigen. Um eine solche Richtlinie erfolgreich zu implementieren, erscheint es sinnvoll, bereits in der Planungsphase den Betriebsrat sowie die Finanz- und Personalverantwortlichen mit einzubinden. Damit lassen sich Interessenkonflikte im weiteren Implementierungsprozess frühzeitig vermeiden.

Allgemeine Grundsätze und Verhaltensanweisungen

Mit allgemeinen Grundsätze und Verhaltensanweisungen kann eine Reiserichtlinie einen wertvollen Beitrag zur Reisesicherheit leisten, insbesondere im Hotelbereich. So sollten für die Auswahl eines Hotels spezifische Sicherheitskriterien definiert werden. Vor allem in Hochrisiko-Regionen ist dies, verbunden mit einer individuellen Risikoanalyse, besonders wichtig. Zudem sind einige Verhaltensgrundsätze besonders wichtig, um vor Gefahren wie Kriminalität und Terrorismus, aber auch Krankheit und Naturkatastrophen zu bewahren. Um sich etwa vor terroristischen Anschlägen zu schützen, sollten sie stets ein Zimmer auf einer der Lobby bzw. Straße abgewandten Seite zwischen dem zweiten und siebten Stock wählen. Zudem ist darauf zu achten, dass in einem Hotel oder dessen direkter Umgebung keine Großveranstaltungen stattfinden, da diese das Risiko eines Terroranschlags signifikant erhöhen können. In Risikoländern sollten zudem amerikanische und europäische Hotelketten grundsätzlich gemieden werden, da diese vielerorts im Fadenkreuz terroristischer Organisationen stehen.

Wertgegenstände wie teurer Schmuck oder unnötige Hightech-Geräte haben auf Geschäftsreisen nichts verloren, denn diese ziehen Kriminelle an. Bargeld und andere Wertsachen sollten immer an einem sicheren Ort wie dem hoteleigenen Safe aufbewahrt werden – der Zimmersafe oder ein abgeschlossener Koffer bieten dabei nur wenig Schutz. Wichtige Reisedokumente wie der Reisepass sind stets am Körper zu tragen. Eine im Safe hinterlegte Sicherheitskopie kann allerdings helfen, im Verlustfall schnell für Ersatz zu sorgen. Denn allgemein gilt: Wer vorausschauend denkt und handelt, kann auf Reisen viele Gefahren gezielt umgehen. Nicht zuletzt deshalb sollte das Studium des Notfall-Plans nach dem Bezug des Zimmers oberste Priorität haben. Auch eine Kontrolle des beschriebenen Fluchtweges kann nicht schaden. Auf diese Weise lässt sich leicht feststellen, ob er frei von sperrigen Gegenständen und verschlossenen Türen ist oder ob die Beschreibungen des Planes überhaupt korrekt sind.

Kontinuierlichen Verbesserung durch wirksames Reporting

Grundsätzlich sollten Reisende nicht zögern, das Hotelpersonal auf potenzielle Gefahrenquellen hinzuweisen und im Bedarfsfall eine umgehende Mängelbeseitigung zu fordern. Wenn dieses nicht auf das Anliegen reagiert, ist der Gang zum Hotelmanager geboten. Weitaus wichtiger für das Sicherheitsmanagement des Unternehmens ist jedoch das Reporting an den zuständigen Travel-Manager oder den Sicherheitsverantwortlichen. So ist dieses ein wichtiger Bestandteil der Reiserichtlinie und sollte im Reisemanagement-Prozess fest verankert sein. Auf diese Weise ist es möglich, das Reisemanagement kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass unsichere Hotels bei künftigen Geschäftsreisen gemieden werden können.

In der Theorie kann eine fundierte Reiserichtlinie viel bewirken – als Grundlage für eine jede Reiseplanung ist sie in der Lage, einen einheitlichen Maßstab innerhalb des Unternehmens zu setzen und wird damit auch zu einem Schlüsselelement des Reisesicherheitsmanagements. In der Praxis wird die Bedeutung einer Reiserichtlinie allerdings weitgehend verschätzt. Denn nicht selten ist sie gar nicht vorhanden oder verstaubt in den Tiefen eines Aktenschrankes im Büro des verantwortlichen Travel-Managers. Dabei sollte sie eigentlich im Jahresturnus aktualisiert werden und im ständigen Einsatz sein. Denn nur so lässt sich die Sicherheit reisender Mitarbeiter langfristig gewährleisten.

Gastautor: Manuel Weller (M.A.) ist als unabhängiger Fachjournalist tätig und beschäftigt sich mit aktuellen Themen der Reisesicherheit sowie den daraus resultierenden Anforderungen an dasSicherheitsmanagement von Unternehmen und Behörden. Er hat „Risiko- und Sicherheitsmanagement“ an der HfÖV Bremen sowie „Risk Management and Corporate Security“ an der FH Campus Wien studiert. Zudem ist er als Online-Redakteur für die mybreev GmbH tätig.