Reisesicherheit / Travel Security: Eingliederung in die Unternehmensstruktur und -kultur

Reisesicherheitsaufgaben: Insourcing vs. Outsourcing

Grundlegend hängt die Art der Eingliederung natürlich von der vorhandenen Unternehmensstruktur ab. Hierbei spielt insbesondere die Größe des Unternehmens und dessen spezifische Architektur eine wichtige Rolle. So ist bei kleinen und mittleren Unternehmen eine feste Sicherheitsorganisation häufig nicht vorhanden. Meist gibt es, wenn überhaupt, nur einen Sicherheitsbeauftragten, der für fachspezifische Angelegenheiten zuständig ist. Natürlich kann dieser in ein Reisesicherheitskonzept mit eingebunden werden. Für einen fundierten Schutz ist allerdings die Unterstützung externer Dienstleister notwendig. Denn Reisesicherheit sollte man keineswegs auf die leichte Schulter nehmen. Es bedarf solider Strukturen und umfassenden Know-hows, um den Anforderungen, die die Praxis an dieses Fachgebiet stellt, gerecht werden zu können. Reisesicherheit als reine Sekundärdienstleistung, also als eine neben der eigentlichen Aufgabe verrichtete Tätigkeit, zu erbringen, ist alles andere als ratsam und bringt im Zweifel Gesundheit und Leben Ihrer Mitarbeiter in ernsthafte Gefahr. Von einer solchen Lösung wird an dieser Stelle also ausdrücklich abgeraten. Vielmehr sollte man auf die Erfahrung und das Fachwissen von Spezialisten setzen, wenn man das eigene Potenzial ausgeschöpft hat. Denn die von externen Dienstleistern angebotenen Lösungen sind schon für verhältnismäßig geringes Geld zu haben und somit äußerst attraktiv – vor allem für den Mittelstand. Dabei können diese nahezu alles leisten: Von der strategischen Konzeptionierung, der Mitarbeitersensibilisierung und der operativen Unterstützung vor Ort über die Notfallbetreuung bis zum Rücktransport und einer möglichen Evakuierung deckt die Angebotspalette ein sehr weites Spektrum ab.

Unternehmen, die selbst kein Budget für den Aufbau einer eigenen Sicherheitsstruktur bereitstellen können oder wollen, ignorieren das Thema Reisesicherheit überwiegend und verfolgen nicht selten eine rigorose Vogelstrauß-Taktik, bzw. Kopf-in-den-Sand-Mentalität. Das kann auch Monate, Jahre oder gar Jahrzehnte gut gehen, ohne dass die Notwendigkeit spezifischer Maßnahmen erkannt wird. Denn solange nichts passiert, fahren Unternehmen mit dem Minimalprinzip – bloß nicht zu viel tun – häufig recht gut. Fällt der Ernstfall dann aber mit der Tür ins Haus, kommt das böse Erwachen. Nicht selten kommen solche Versäumnisse das Unternehmen teuer zu stehen. Von empfindlichen Bußgeldern bis zu hohen Haftstrafen für Unternehmensverantwortliche bzw. der Geschäftsführung ist dann alles möglich.

Das muss jedoch nicht sein. Denn auch ohne bedeutende Ressourcen lässt sich für die Sicherheit reisender Mitarbeiter Sorge tragen. Kostenlose Informationen aus sogenannten Jedermann-Quellen, wie wir sie später noch näher betrachten werden, sind eine gute Grundlage für sicherheitsspezifische Entscheidungen – ganz ohne nennenswerte Kosten. Und auch klassische Reiseversicherungen können einen Standartschutz bieten. Sich im Nachhinein herauszureden, weshalb man gar keine Sicherheitsvorkehrungen getroffen hat, ist also nahezu unmöglich.

Firmen mit durchschnittlichem Budget für das Thema Sicherheit im Allgemeinen betreiben in vielen Fällen eine eigene Sicherheitsorganisation innerhalb des Unternehmens, die die Kernaufgaben der Reisesicherheit selbst wahrnimmt. Hier ist also in der Regel der Grundstein für sicherheitsbewusstes Handeln bereits gelegt und das nötige Verständnis von der Notwendigkeit effektiver Reisesicherheitsvorkehrungen vorhanden. Übersteigen einzelne Aufgabenbereiche die Kompetenz oder Kapazität der internen Organisation, greifen diese Unternehmen auf die Unterstützung durch externe Dienstleister zurück oder lagern einzelne Aufgabenbereiche gänzlich aus. Das setzt jedoch voraus, dass die Sicherheitsverantwortlichen die eigenen Grenzen erkennen und bereit sind, Fremdleistungen in Anspruch zu nehmen. Dies ist besonders wichtig für die Effizienz des Sicherheitssystems. Denn im Ernstfall zeigt sich, ob solide und verlässlich gearbeitet werden kann oder das Sicherheitssystem unter dem Druck der Praxis zusammenbricht.

Unternehmen, denen ein großes Budget für die Wahrnehmung von Sicherheitsaufgaben zur Verfügung steht, haben selbstverständlich verhältnismäßig geringe Probleme mit finanziellen Engpässen. Hier sind die notwendigen Ressourcen und das nötige Know-how vorhanden, um einen Großteil der Sicherheitsleistungen selbst zu erbringen. Reisesicherheit ist meist fest in der internen Sicherheitsstruktur verankert und wird von der Unternehmens- bzw. Konzernsicherheit getragen. Auch komplexe und aufwendige Dienste werden häufig im eigenen Hause erbracht, ohne auf externe Anbieter zurückzugreifen. Einzelne Services werden nur bei Bedarf hinzugekauft, um die eigenen Leistungen zu optimieren oder zu ergänzen.

Letztendlich ist es unerheblich, wie groß die eigenen Ressourcen sind und ob die eigene Sicherheitsabteilung aus fünf oder fünfzig Mitarbeitern besteht: Wird die eigene Kompetenz oder Kapazität überschritten, sollten Unternehmen auf externe Dienstleister zurückgreifen – auch Großkonzerne. Somit handelt es sich bei der Wahrnehmung von Reisesicherheitsaufgaben stets um eine Entscheidung zwischen Insourcing und Outsourcing.